Controlan si falta personal en algún área. Ayudan a mantener registros y
evaluaciones de los empleados actuales y de posibles empleados de la
organización. Evalúa los currículums.
Es el sistema que se encarga de recabar y
mantener los datos que describen los recursos humanos, transformar los datos en
información y luego comunicar la información a los usuarios.
El SIRH posee seis subsistemas de salida. Los
subsistemas de son la combinación estándar de procesamiento de datos,
investigación e información estratégica. En casi todas las empresas está
almacenada en una computadora. Los datos que maneja son una combinación de
elementos de datos de personal y contabilidad.
Los elementos de datos de personal son
relativamente permanente y no son de naturaleza financiera. Como ejemplo se
tienen el número de empleados, sexo, fecha de nacimiento. educación y número de
dependientes. El departamento de Recursos Humanos crea estos datos en el momento
de la contratación y los mantiene actualizados mientras los empleados
permanecen en la organización.
- Los datos de contabilidad son primordialmente
financieros y tienden a ser más dinámicos que los de personal. Algunos ejemplos
son el salario mensual, las tarifas por horas extras y el impuesto sobre la
renta.
- Los estudios de sucesión tienen como fin
identificar a las personas que son candidatas para puestos que quedarán
vacantes.
- Los análisis y las evaluaciones de puestos
estudian cada puesto de un área con el fin de definir su alcance e identificar
los conocimientos y las habilidades que requiere.
- Los estudios conciliatorios son un seguimiento
de las quejas presentadas por los empleados por diferentes razones.
El Sistema de Información Contable (SIC) proporciona los datos de
contabilidad al SIRH para que la base de datos contenga una imagen completa del
recurso de personal, tanto financiera como no financiera.
Subsistema de
Investigación de Recursos Humanos
El subsistema de investigación de recursos humanos reúne datos mediante
proyectos de investigación especiales. Ejemplo de tales investigaciones son los
estudios de sucesión, los análisis y evaluaciones de puestos y los estudios
conciliatorios.
En cada uno de estos ejemplos existe una necesidad de información
específica que no puede producirse a partir de la base de datos del SIRH, por
lo que se realiza un estudio especial para recabar los datos.
Subsistema de
Investigación de Recursos Humanos
El subsistema de investigación de recursos humanos reúne datos mediante
proyectos de investigación especiales. Ejemplo de tales investigaciones son los
estudios de sucesión, los análisis y evaluaciones de puestos y los estudios
conciliatorios.
En cada uno de estos ejemplos existe una necesidad de información
específica que no puede producirse a partir de la base de datos del SIRH, por
lo que se realiza un estudio especial para recabar los datos.
Relaciones del Sistema de Recursos Humanos con el Entorno
El sistema de SIRH obtiene datos
del entorno relacionados con los Recursos Humanos.
1.
Gobierno:
El gobierno aporta datos que ayuda a la empresa a cumplir con las leyes del
trabajo.
2. Proveedores:
Los proveedores como compañías de seguros, que proporcionan prestaciones a los
empleados, así como agencias de empleos y universidades que colocan pasantes
que sirven como nuevos empleados, proporcionando información que permite a la
organización desempeñar sus organizaciones de reclutamiento y selección.
3. Sindicatos
laborales: Proporcionan datos e información que sirve para administrar
contratos laborales
4. La
comunidad Global: Proporciona información que describe recursos locales
como educación, recreación, información que se usa para la integración de los
empleados.
5.
Comunidad
Financiera: Proporciona datos e información económica que se usa en la
administración de personal.
6. Competidores:
En algunas empresas en las que se requieren conocimientos y habilidades muy
especializados, como la industria de la computación, existe un flujo frecuente
de una empresa a otra. Algunas empresas consideran a sus competidores como fuentes
de nuevos empleados, y por ello reúnen información acerca de las prácticas
laborales de sus competidores.
La Base de Datos
del SIRH
Para la base de datos del SIRH existen varias alternativas en términos
de contenido, ubicación, manejo e introducción de datos.
Contenido de la
base de datos
La base de datos puede contener datos descriptivos, no sólo de los
empleados sino también de las organizaciones y elementos del ambiente de la
empresa que influyen en los recursos humanos
Ubicación de la
base de datos
Generalmente casi toda la base de datos está alojada en los sistemas
centrales de computación de las empresas, aunque otras bases de datos pueden
residir en el departamento de Recursos Humanos, en otras divisiones operativas
y en otras empresas que prestan asesorías.
Introducción de
datos
Los datos se introducen en la base de datos desde diversas fuentes, lo
más común es que sea a través de empleados del departamento de recursos
humanos, aunque también se hace a través de otros empleados y los jefes de
departamentos de recursos humanos y otros y raras veces desde el ambiente.
Salidas de la Base
de Datos
La mayoría de los usuarios del sistema son los
empleados del departamento de Recursos Humanos, aunque también los son otros
gerentes y empleados y elementos del ambiente.
Formas básicas de
salida
Los usuarios del SIRH generalmente reciben sus salidas en forma de
informes periódicos y respuestas a consulta de la base de datos. Se usan
modelos matemáticos en varios casos e incluso algunos programas especiales.
Software de SIRH
El software de subsistemas de salida empleado por la organización puede
ser un paquete que se compre a los proveedores de software o puede
desarrollarse dentro de la propia empresa. Cuando es desarrollado en la
compañía requiere la colaboración entre los departamentos de Recursos Humanos y
Sistemas de Información, aunque también puede encargársele a una empresa
asesora especialista en programas.
El modelo de SIRH incluye los siguientes seis subsistemas, cada uno de
los cuales contienen varias aplicaciones: 1) Planificación laboral. 2)
Reclutamiento. 3) Administración laboral. 4) Remuneraciones. 5) Prestaciones y
6) Informes del ambiente.
1. Subsistema de
Planificación Laboral
La planificación laboral implica todas aquellas actividades que permiten
a la gerencia identificar las necesidades futuras de personal. Las aplicaciones
de este subsistema incluyen organigramas, pronóstico de sueldos y salarios,
análisis y evaluación de los puestos de trabajo, planificación y modelado de la
fuerza laboral.
2. Subsistema de
reclutamiento
Este subsistema permite traer nuevos empleados a la organización, las
dos aplicaciones de este subsistema son el seguimiento de solicitantes y la
búsqueda interna. Generalmente ante un puesto vacante las empresas tienden a
activar el seguimiento de solicitantes del ambiente antes que la búsqueda
interna.
3. Subsistema de
Administración Laboral
Aunque con un nivel de implementación relativamente bajo, este es
generalmente el subsistema de Recursos Humanos que contiene más aplicaciones,
las cuales son las siguientes: Evaluación del desempeño, capacitación, control
de puestos, reubicación, habilidades/competencias, sucesión y disciplina. Como
explicación de su baja implementación se tienen que algunas de sus aplicaciones
como la reubicación resultan difíciles de lograr y la disciplina no se presta
muy bien a un sistema computarizado
4. Subsistema de
Remuneración
Es uno de los subsistemas con más implementación del SIRH debido a la
facilidad de ejecución, comprende aplicaciones como incentivos económicos,
nomina, remuneración de ejecutivos, incentivos adicionales y asistencia. El uso
de los sistemas computarizados para el cálculo de nóminas se considera la
aplicación mejor establecida en las distintas empresas, pero hay que destacar
que en muchas organizaciones, el cálculo de nómina lo realiza el sistema de
información contable.
5. Subsistema de
Prestaciones
Este subsistema posee las siguientes aplicaciones: Contribuciones,
deducciones, prestaciones, estado de prestaciones, procesamiento de reclamos.
Algunas empresas dependen mucho de sus unidades de recursos humanos para que
las apoyen proporcionando a los empleados actuales como los retirados un buen
paquete de prestaciones.
Las aplicaciones de este subsistema generalmente son muy complejas y
difíciles de operar. Los planes de retiro y prestaciones permiten a un empleado
acumular fondos para cuando deje la empresa con el objetivo de tener cierto
nivel de vida.
6. Subsistema de
informes del entorno
Este subsistema se desarrolló con el objetivo de informar a los entes
gubernamentales acerca de las políticas y prácticas laborales de la empresa.
Sus salidas están más dirigidas al ambiente que a la gerencia, comprende
aplicaciones como aumento por decretos y condiciones del ambiente y seguridad
laboral.
Ejemplo de una Base de Datos de RRHH
Integración de las
aplicaciones
Muchas de las aplicaciones en algunas empresas se realizan sin
computadoras, efectuándose manualmente. En las compañías en que si se utiliza
un SIRH computarizado, las aplicaciones están integradas.
En un SIRH central las aplicaciones trabajan
como una unidad, compartiendo una base de datos común, y las salidas de un
sistema sirven como entradas de otro.
Situación actual
de los SIRH
El SIRH se considera de tanta importancia como otros sistemas de
información de la empresa. Dado que este sistema tardó en computarizarse, se
estima que es el área funcional que tiene mayor potencial de aplicación de las
computadoras en la resolución de problemas. El SIRH está orientado
esencialmente hacia las funciones gerenciales de organización, asignación de
personal y dirección.
Formas en que los
gerentes usan el SIRH
El SIRH es similar al sistema de información financiera en cuanto a que
su contenido tiene interés para los gerentes de todas las áreas de la
organización, ya que se considera al recurso humano de tanto interés como los
recursos monetarios.
El jefe de Recursos Humanos utiliza información
de todos los subsistemas de salida, al igual que otros ejecutivos con un
interés particular en los subsistemas que afectan sus operaciones, por ejemplo
el gerente de contabilidad tiene especial interés en el impacto de las
remuneraciones y los programas de prestaciones en la situación financiera de la
empresa, mientras que un analista de nómina del mismo departamento se interesa
en el subsistema de remuneración.
Sistemas de
Información de Recursos Humanos
La función de Recursos Humanos tiene cuatro actividades básicas:
Reclutamiento y selección, entrenamiento y capacitación, manejo de datos
relacionados con los empleados y administración de contratos y prestaciones. El
sistema conceptual que ayuda a los gerentes de la organización a controlar el
recurso de personal es el Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH).
Muchas empresas no cuentan con un SIRH computarizado, pero las que lo tienen lo
ubican en el departamento de Recursos Humanos. En algunas empresas el SIRH está
ubicado en otra unidad que pudieran ser Sistema de Información o el departamento
de contabilidad. El SIRH incluye gerentes y todo tipo de especialistas en
información.
En los últimos años dos hechos han tenido un
impacto considerable sobre el SIRH, por un lado la legislación laboral que ha
hecho que la alta gerencia se dé cuenta de la importancia de contar con un buen
sistema conceptual de Recursos Humanos, y por la otra los avances en
informática que han hecho que los departamentos de Recursos Humanos cuenten con
sus propios softwares.
El modelo de SIRH incluye tres subsistemas de
entradas, el sistema de información contable, la investigación y las
actividades de personal. El sistema de información contable, proporciona datos
sobre el personal que se presenta en términos financieros. La investigación de
recursos humanos aumenta la base de datos e información por medio de proyectos
de información especiales. Las actividades de personal reúnen información de
todos los elementos del ambiente de la organización excepto los accionistas,
los propietarios y los clientes.
La base de datos del SIRH contiene datos no sólo
sobre los empleados sino también sobre los individuos y organizaciones del
ambiente que influyen sobre el flujo de personal. En casi todas las empresas la
base de datos del SIRH se mantiene en el Sistema de Información. Los datos
pueden ser introducidos por gerentes como por otros empleados de la
organización y en menor grado por elementos del ambiente.
Las salidas del SIRH generalmente consisten en
informes periódicos y consultas de la base de datos, pero también se usan
modelos matemáticos e informes especiales. Las salidas se producen con
softwares de paquetes estándares o desarrollados especialmente para la empresa,
siendo estos últimos productos de la colaboración entre los Sistemas de
Información y el departamento de Recursos Humanos.
